从“碎片化”到“智慧库”：古北物业集团档案管理集约化创新实践

2023年下半年开始，古北物业集团在推进整合改革发展的战略进程中，同步启动了把分散留存于各成员企业的存量档案资料进行集中建档工作，开启了公司档案管理集约化创新实践。面对多家公司存在的档案数量庞大且参差不齐的挑战，为确保实现档案管理“规范、安全、高效、智能”的目标，公司通过组建专班团队、构建系统方案、开展培训教育、推进技术赋能等多维度发力，全面提升档案管理工作的系统性、实效性和规范化水平。

以往公司内档案管理存在归口不一致、管理混乱的问题。档案专班从根本上着手，开展制度重建工作。先后走访了50多个代表性项目，与各中心及事业部多次沟通协调，制定并不断优化《档案管理办法》，改变了过去各自为政的状况，有效提升了公司整体档案管理水平，让各类档案得以有序存放、高效利用，助力公司各项业务顺利开展。

除了明确各类档案的分类标准、归档范围、保管期限和操作流程外，专班团队还规定了文件装订的具体标准，并对档案库房进行了“八防”改造， 确保档案管理安全可靠，充分满足各类档案服务需求。同时,通过引入实习生并采用分组并行、量化考核作业模式，原计划两年的任务仅用一年半即告完成，极大提高了历史档案的处理效率。据统计，截至2025年6月，已累计完成下属成员企业近62000件历史档案归集数，以及180余个重点项目业务资料的电子化转换，实现企业文书档案从纸质到数字化的转变。

与此同时，专班团队自主研发搭建了核心管理系统。该系统开发周期高效且敏捷，紧密契合档案日常业务的实际需求；其功能不仅精准实用，还具备迭代能力。凭借高度的专业性和便捷的操作体验，该系统赢得了使用者好评，后续还将持续融入“人工智能+”技术，不断拓展系统的功能边界，为档案管理工作注入智慧动能。

标准化库房有效保障了档案实体的安全存储，但专班团队并未止步于此，而是重视对档案内容的深入研究与开发利用。为改变过去重保管轻利用的做法，他们主动从大量档案中提取有价值信息进行分析研究。目前开展的企业大事记编写工作便是关键一步。编写人员依据时间顺序，系统梳理公司组建成立以来的重大决策、组织调整、团队组建、文化建设、创新突破以及所获荣誉等关键内容，完整呈现企业发展脉络。不仅让员工清晰了解企业成长历程，增强了大家的归属感和认同感，还使档案发挥出连接历史与未来的作用，成为传承企业文化的重要载体，更为企业制定战略决策提供有力的历史参考和智慧支撑。

多次迭代的档案系统

从昔日杂乱无章的老旧库房，到如今蕴含丰富内涵的数字宝库；从分散无序的管理状态，到统一规范的科学体系，古北物业集团档案管理工作完成了全面升级。未来，公司将固本强基、持续深耕，进一步探索档案数据与其他业务数据的深度融合，为精准决策、优化运营、提升效能、风险防控提供更有力支撑，同时通过构建“收集—整理—保存—利用—反馈”的闭环机制，推动档案从静态存储向动态赋能转变，让每一份档案都化作企业发展的智慧源泉，为企业高质量发展提供新动能。